Worauf muss ich achten, wenn ich ein Angebot bzw. einen Vertrag für einen Kunden formuliere? Lesen Sie hier, wie Sie Fehler bei der Erstellung von Angeboten und Verträgen vermeiden können.

Vielleicht haben Sie es schon einmal erlebt: Sie telefonieren mit dem Kunden, treffen sich in seiner Wohnung und vereinbaren noch vor Ort einen Termin für den Umzug und eine feste Summe für den Auftrag. Nach dem Umzug warten Sie vergeblich auf die Begleichung der Rechnung.
Um solche Situationen zu vermeiden, sollten Sie dem Kunden vor Ort niemals ein verbindliches Angebot vorschlagen oder Verträge mündlich abschließen. Setzen Sie nach dem Kundentermin ein Angebot auf und versenden es per E-Mail oder Post.

Hier eine Checkliste mit den wichtigsten Positionen, die ein Angebot enthalten sollte:

Checkliste für ein Angebot

• Briefkopf Ihrer Firma
• Be- und Entladungsadresse des Kunden (Hinweis auf Etage und Fahrstuhl)
• Die Leistungen, die Sie erbringen wollen
• Umfang der Einzelleistungen
• Sonderleistungen (z.B. Transport eines Klaviers, Kunstwerks)
• Termin und Zeitrahmen des Umzugs
• Mögliche Zusatzkosten (Was kostet der Extra-Kubikmeter?)
• Auf welcher Basis sollen die Leistungen vergütet werden?
• Spesenregelung
• Hinweise auf weitere Transportversicherungen
• Reklamationsfrist bei Schäden
• Gesamtsumme mit Angaben zur Mehrwertsteuer
• Gültigkeitsdauer des Angebots (Bei kurzfristigen Umzügen oder besonderen Angeboten)
• Hinweis auf den Anhang
• Anhang mit Allgemeinen Geschäftsbedingungen
• Anhang mit Angaben zur Haftung

Wählen Sie für das Angebot eine freundliche Ansprache und verzichten Sie auf komplizierte Fachbegriffe, damit Ihr Schreiben für den Kunden leicht verständlich ist. Zählen Sie die Einzelbausteine der Leistung auf und nennen Sie die Zahlungsmodalitäten und das Zahlungsziel.

Der Vertrag

Unterschreibt der Kunde Ihr Angebot, können Sie ihm so schnell wie möglich den Vertrag zukommen lassen. Anstelle eines Angebots können Sie natürlich auch direkt einen Vertrag formulieren, welcher nach Unterschrift durch den Kunden direkt geschlossen ist.

Der Vertrag sollte die im Angebot beschriebenen Punkte zum Vertragsgegenstand, Leistungen, Vergütung, Zeit und Ort enthalten, sowie folgende Hinweise:

• Mitwirkungspflicht des Auftragnehmers (z.B. rechtzeitige Demontage, Erreichbarkeit der Beladezone)
• Hinweis auf Kündigungsfristen
• Schlussbestimmungen (Änderungen bedürfen der Schriftform)
• Zahlungshinweise
• Gesamtpreis inkl. Mehrwertsteuer

Sobald beide Parteien den Vertrag unterzeichnet haben, ist er rechtsgültig. Um Ihre Verträge wasserdicht zu gestalten, sollten Sie sich an die IHK wenden, die Musterverträge und Beratung anbietet.